O anunciante aprova o plano, a agência compra a mídia, contrata a produtora, paga tudo e, no fim do mês, emite uma nota só com o valor cheio. Parece prático. Na prática, a agência acaba de declarar como receita dela um dinheiro que só passou pelo caixa. É aí que mora a maior parte das dores de quem precisa emitir nota fiscal de repasse: não é a tela do emissor, é a mistura de honorário, verba de mídia e produção no mesmo documento.
Este guia é para a agência de publicidade que vive essa mistura. Vamos separar o que é receita e o que é repasse, entender o que significa “por conta e ordem”, ver em nome de quem cada documento precisa sair e fazer o passo a passo no Emissor Público Nacional da NFS-e, com os campos que a documentação oficial prevê para reembolso, repasse e ressarcimento. Tudo com a fonte oficial ao lado. Onde a regra depende da sua prefeitura, a gente avisa.
Antes do emissor: repasse não é receita da agência
A própria lei que define a agência já desenha a operação. Pela Lei nº 4.680/1965, art. 3º, a agência de propaganda estuda, concebe, executa e distribui propaganda aos veículos de divulgação “por ordem e conta de clientes anunciantes”. O regulamento, o Decreto nº 57.690/1966, art. 7º, diz que os serviços são prestados mediante contratação de honorários e reembolso das despesas previamente autorizadas.
São duas naturezas de dinheiro dentro do mesmo job:
- Honorário (fee, criação, planejamento, gestão de campanha): é a remuneração da agência pelo serviço que ela presta. É receita dela.
- Reembolso/repasse (verba de mídia, produção externa contratada para o anunciante): é dinheiro que a agência paga a terceiros por conta e ordem do cliente e depois recebe de volta.
O mesmo decreto, no art. 9º, traz duas regras de relacionamento que viram rotina documental: a agência não executa plano que represente despesa para o cliente sem prévia autorização dele (inciso II) e apresenta, nos primeiros dias de cada mês, uma demonstração dos dispêndios do mês anterior, com os comprovantes (inciso III). Guarde essas duas palavras, autorização e comprovante, porque elas sustentam todo o resto.
O mapa: honorário × mídia × produção
Antes de abrir qualquer tela, monte este mapa para cada job do mês. Ele responde às três perguntas que travam a emissão: o que é meu, o que é do cliente e em nome de quem cada documento sai.
| Bloco | Natureza | Quem emite o documento fiscal | Em nome de quem |
|---|---|---|---|
| Honorário / fee / criação | Serviço da agência (receita própria) | A agência, na NFS-e dela | Anunciante (tomador) |
| Verba de mídia | Reembolso de valor pago por conta e ordem do anunciante | O veículo (fornecedor) | Anunciante (o terceiro por conta de quem a agência pagou) |
| Produção externa | Reembolso de valor pago por conta e ordem do anunciante | A produtora/fornecedor | Anunciante |
A última coluna não é preferência de mercado. É a condição que a lei da reforma tributária colocou para o repasse ficar fora da base dos novos tributos, como você vai ver logo abaixo.
Conta e ordem: a condição do art. 12, § 2º, IV, da LC 214/2025
A Lei Complementar nº 214/2025 instituiu o IBS e a CBS. No art. 12, ela define que a base de cálculo é o valor da operação e, no § 2º, inciso IV, diz que não integram a base do IBS e da CBS:
“os reembolsos ou ressarcimentos recebidos por valores pagos relativos a operações por conta e ordem ou em nome de terceiros, desde que a documentação fiscal relativa a essas operações seja emitida em nome do terceiro.”
Duas leituras práticas para a agência:
- O “desde que” é a regra inteira. Se o veículo ou a produtora faturou contra o CNPJ da agência, a documentação não está em nome do terceiro. O repasse perde a condição do inciso IV. Não adianta corrigir na nota da agência o que nasceu errado na nota do fornecedor.
- Quem é o “terceiro”. A mesma lei, no art. 3º, IV, “b”, trata como adquirente, nos pagamentos por conta e ordem ou em nome de terceiros, aquele por conta de quem decorre a obrigação de pagamento. Na operação de mídia e produção da agência, esse é o anunciante.
E o ISS? Ele continua com a lei municipal e com a LC 116/2003, que lista propaganda e publicidade no subitem 17.06 e diz, no art. 7º, que a base de cálculo é o preço do serviço. O que cada prefeitura admite deduzir dessa base é regra local. A própria documentação nacional reconhece isso quando trata de reembolsos “admitidos pelo Município” (veja a NT 009, mais abaixo). Para um recorte municipal, leia o nosso guia da nota fiscal de repasse em São Paulo.
Por que acertar isso em 2026, o ano-teste
O Comunicado Conjunto da Receita Federal e do Comitê Gestor do IBS estabelece que, desde 1º de janeiro de 2026, a NFS-e está entre os documentos que devem ser emitidos com destaque da CBS e do IBS. Como 2026 é o ano de teste, quem emitir os documentos observando as normas e notas vigentes fica dispensado do recolhimento do IBS e da CBS.
Ou seja: o dinheiro ainda não sai, mas a informação já entra. A nota que a agência emite hoje está formando o histórico com que ela vai operar quando a cobrança começar. Se mídia e produção estão entrando como receita da agência, o problema já está registrado, só não está doendo. Se você quer o panorama de conformidade da reforma para a agência, o post Programa de Conformidade da Reforma complementa este.
Passo a passo: emitir nota fiscal de repasse no Emissor Público Nacional
O roteiro abaixo segue o Guia do Emissor Público Nacional Web da NFS-e, versão 1.3 (31/10/2026), publicado na documentação atual do portal da NFS-e. Se a sua prefeitura usa emissor próprio, a lógica do mapa é a mesma, mas as telas mudam.
Passo 0. Feche o dossiê do job antes de emitir
Para cada repasse, junte: a autorização do anunciante (Decreto 57.690, art. 9º, II), a nota do veículo ou da produtora em nome do anunciante, a chave de acesso dessa nota (se for eletrônica), a data de emissão, a data de competência e o comprovante do pagamento que a agência fez. Sem isso, não há o que referenciar na NFS-e.
Passo 1. Acesse o Portal de Gestão NFS-e
O Portal de Gestão NFS-e – Contribuinte aceita três formas de acesso, segundo o Guia: usuário e senha, certificado digital e conta gov.br (níveis prata ou ouro). O Guia classifica o acesso por certificado digital como nível 3. Na conta gov.br, o login é pelo CPF, e é preciso alternar o perfil para o CNPJ da agência, como representante legal ou procurador.
Passo 2. Tela “Pessoas”
Aqui entram a data de competência, a identificação do prestador (a agência) e do tomador/adquirente (o anunciante), além da opção de preencher as informações de IBS/CBS. O Guia traz duas datas que importam: desde 03/08/2026, a empresa do regime regular não consegue emitir sem preencher IBS/CBS; para os optantes do Simples Nacional, a obrigatoriedade vale para fatos geradores a partir de 01/01/2027. Ao marcar “Sim” para IBS/CBS, a competência precisa ser igual ou posterior a 01/01/2026.
Passo 3. Tela “Serviço”
- Código de Tributação Nacional: selecione na lista do Anexo B (Lista de Serviço Nacional e NBS) da documentação oficial.
- Item da NBS: o campo é obrigatório. Não existe uma “NBS de repasse” para copiar e colar. Consulte o Anexo B e a Nomenclatura Brasileira de Serviços no portal do MDIC e escolha a correspondente ao serviço que a agência efetivamente presta, com o seu contador.
- Código indicador da operação: obrigatório para emissões com destaque de IBS/CBS, conforme a tabela oficial de indicadores.
- Descrição: descreva o serviço da agência e identifique, no texto, o job e o período. Deixe claro o que é honorário e o que é reembolso.
Passo 4. Tela “Valores”: onde o repasse aparece
É nesta tela que a nota de repasse ganha forma. O Guia prevê dois blocos diferentes:
- Deduções/reduções da base do ISSQN. Você marca “Sim”, escolhe o tipo “Documentos” e vincula os documentos. Use somente o que a legislação do seu município admite.
- Grupo IBS/CBS. Além do CST e do cClassTrib, o Guia diz que nesse grupo “poderão ser incluídos os documentos referenciados nos casos de reembolso, repasse e ressarcimento, a serem considerados na apuração da base de cálculo do IBS/CBS”. Para cada documento, informe o tipo (NF-e, NFS-e, CT-e ou outro), a chave de acesso (50 caracteres para NFS-e, 44 para NF-e; o sistema confere se ela existe), a identificação do tipo de reembolso/repasse/ressarcimento, as datas de emissão e de competência, o valor e, se for o caso, o fornecedor.
No leiaute em produção (Anexo I, v1.01, 09/02/2026), o campo que identifica esse tipo traz duas opções feitas para a agência: 03, reembolso ou ressarcimento recebido por agência de propaganda e publicidade por valores pagos relativos a serviços de produção externa por conta e ordem de terceiro; e 04, o mesmo para serviços de mídia.
Passo 5. “Emitir NFS-e”: revise antes de enviar
O passo 4 do Guia mostra um resumo da DPS e o cálculo prévio dos tributos. Confira três coisas: o valor dos serviços bate com o total cobrado do anunciante; a soma dos documentos de repasse bate com o demonstrativo do mês; a base de IBS/CBS ficou só com o honorário. Depois, baixe o XML e o DANFSe e anexe ao dossiê do job.
Os códigos 103 e 104 da NT 009: o que muda no leiaute
A Nota Técnica nº 009 – SE/CGNFS-e, versão 1.01, de 11/09/2026, unifica os grupos de dedução/redução do ISSQN e de reembolso/repasse/ressarcimento do IBS/CBS em um grupo só, chamado “vAjusteBC”. No novo campo de tipo de ajuste (tpAjusteBC), a agência passa a ter:
- 103 – reembolso ou ressarcimento recebido por agência de propaganda e publicidade por valores pagos relativos a serviços de produção externa por conta e ordem de terceiro;
- 104 – reembolso ou ressarcimento recebido por agência de propaganda e publicidade por valores pagos relativos a serviços de mídia por conta e ordem de terceiro;
- 199 – outros reembolsos ou ressarcimentos por conta e ordem de terceiro (com descrição obrigatória).
Três observações que evitam erro:
- 103 e 104 não são NBS. São tipos de ajuste da base de cálculo. A NBS continua sendo escolhida na tela de serviço.
- Os antigos tipos “Produção Externa” e “Reembolso de despesas” do ISSQN foram suprimidos na unificação, segundo a NT, porque estão melhor representados em 103, 104 ou 199. Reembolso admitido só pelo município, fora desses tipos, vai no tipo 99, com autorização municipal e reflexo apenas no ISSQN.
- Vigência: a NT informa que o cronograma de implantação será publicado no portal da NFS-e. Até lá, emita pelo leiaute em produção (03/04 no grupo IBS/CBS) e acompanhe a página da reforma tributária na documentação da NFS-e.
Exemplo prático (valores ilustrativos)
Exemplo genérico, sem relação com cliente real. A Agência Exemplo fecha um job de R$ 100.000,00 com o Anunciante Exemplo no mês:
| Item | Valor (exemplo) | Documento | Na NFS-e da agência |
|---|---|---|---|
| Honorário de criação e gestão | R$ 15.000,00 | NFS-e da agência | Serviço prestado; fica na base |
| Mídia em portal e rádio | R$ 70.000,00 | Notas dos veículos em nome do Anunciante Exemplo | Documentos referenciados como repasse de mídia (04 hoje; 104 na NT 009) |
| Filme com produtora contratada | R$ 15.000,00 | NFS-e da produtora em nome do Anunciante Exemplo | Documento referenciado como produção externa (03 hoje; 103 na NT 009) |
Se as notas de mídia e de produção saíram em nome do anunciante e estão referenciadas, a condição do art. 12, § 2º, IV, da LC 214 está documentada para os R$ 85.000,00 de repasse, e a base de IBS/CBS fica nos R$ 15.000,00 de honorário. Se a produtora tivesse faturado contra o CNPJ da agência, esses R$ 15.000,00 não cumpririam o “desde que” da lei. O ISS segue a regra do seu município.
Repare que o exemplo não tem alíquota. De propósito: alíquota de ISS é municipal, e a de IBS/CBS no ano-teste depende das notas vigentes. O ponto do guia é o desenho do documento, e é ele que você controla.
Checklist mensal da agência
- Autorização prévia do anunciante para cada despesa (Decreto 57.690, art. 9º, II).
- Pedido ao veículo e à produtora: faturar em nome do anunciante. Coloque isso no briefing de compra, não no fechamento.
- Planilha do job separando honorário, mídia e produção, com chave de acesso de cada nota.
- Demonstrativo mensal dos dispêndios com comprovantes (art. 9º, III).
- NFS-e da agência com os documentos de repasse referenciados e a base de IBS/CBS conferida no resumo.
- XML, DANFSe e comprovantes arquivados por job e por competência.
Errou e precisa refazer? O Guia oficial tem as rotinas de substituição e cancelamento. Sobre o cancelamento depois do ISS recolhido, já escrevemos este passo a passo.
E a agência no Simples Nacional?
Pelo Guia do Emissor, o preenchimento de IBS/CBS passa a ser obrigatório para o optante do Simples nos fatos geradores a partir de 01/01/2027. Ou seja: o grupo onde o repasse é referenciado vai fazer parte da rotina da agência do Simples já no começo do ano. A NT 009 também traz evoluções no leiaute para optantes do Simples, como o campo de receita bruta do regime e a tabela de repercussão dos ajustes na base. Como isso tem efeito sobre a apuração, trate com o seu contador antes de mudar a forma de emitir. O nosso guia sobre dedução de repasses e Simples Nacional traz o histórico do tema. Confira sempre a norma vigente na data da emissão.
O próximo passo: IBS e CBS na nota de repasse
Este é o mapa. O próximo artigo da série, em breve aqui no blog, entra no detalhe de como ficam o IBS e a CBS na nota de repasse: CST, cClassTrib e o que o resumo da DPS precisa mostrar. Se você está organizando a casa agora, vale ler também o que separar nos primeiros 30 dias com uma contabilidade especializada.
No fim, nota de repasse bem-feita é transparência com o anunciante: ele vê o que é fee, o que é mídia e o que é produção, com o comprovante ao lado. Como diz o Robson Araújo, CEO da SmartSolve: “Experiência é a última linha do DRE.” A clareza da cobrança também é experiência.
Certificado digital na Black: R$ 177,00
Quem emite por sistema ou ERP conectado às APIs da NFS-e depende do certificado: o Guia oficial informa que, nas APIs de emissão, as validações se dão a partir do certificado digital usado na conexão. No emissor web, o certificado é o acesso de nível 3. Certificado vencido no dia do fechamento é job parado.
Certificado digital na Black por R$ 177,00: renove com antecedência e garanta o desconto. Na oferta da SmartSolve, o certificado tem emissão por biometria facial e validade de 5 anos (são características desta oferta; pelo ITI, o A1 vale 1 ano e o A3, de 1 a 5 anos). Fale com um especialista da SmartSolve e deixe a emissão da agência em dia.